Wissensmanagement

Wenn Mitarbeiter in den Ruhestand gehen, nehmen Sie ihre Erfahrungen und ihr angesammeltes Fachwissen mit. Eine Untersuchung des Fraunhofer Instituts zeigte, dass 30 bis 50 % des mit der Stelle verbundenen geistigen Kapitals verloren gehen. Anders herum, was machen die Nachfolgenden? Sie müssen sich vieles von dem wieder neu aneignen, „erfinden das Rad" ein zweites Mal.

Wann tritt das Problem auf?

• Menschen scheiden aus dem Dienst aus oder wechseln ihren Arbeitplatz
• Menschen erkranken oder sind längere Zeit abwesend
• Erfahrungen werden beispielsweise bei großen Reformen zu selten und unsystematisch ausgetauscht

Die Lösung heißt „Wissensmanagement". Der Begriff fasst alle Methoden zusammen, die darauf zielen, den bestmöglichen Umgang mit Wissen zu gewährleisten. Also auch darauf, Wissen und Erfahrungen systematisch, kosteneffizient und nachhaltig zu bewahren, zu verteilen und zugänglich zu machen.

In diesem Seminar lernen Sie die Grundzüge von Wissensmanagement-Systemen kennen. Es werden, zunächst auf überschaubare Bereiche begrenzt, wichtige Bedingungen für die Einführung des Wissensmanagements vorgestellt. Sie werden Hürden und Stolperfallen aufspüren und erste einfache Methoden kennenlernen, die sich in der Praxis des Wissensmanagements bewährt haben.

Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet oder eine andere Stelle annimmt, gehen mit ihm viele Erfahrungen und spezielles, auf das Aufgabengebiet zugeschnittene Wissen, verloren. Nach Schätzungen von Personalverantwortlichen nehmen Mitarbeiter, die z.B. aus Altersgründen die Verwaltungen verlassen, gut ein Drittel ihres impliziten Wissens unwiederbringlich mit. Dazu zählen langjährig erworbene Erfahrungswerte, aber auch die Kenntnis stellenrelevanter Regeln und Vorschriften sowie persönliche Netzwerke zur Aufgabenerfüllung. Dieser potenzielle Wissensverlust durch Weggang erfahrener Mitarbeiter droht in allen Verwaltungsbereichen und nicht nur wegen des demografischen Wandels.

Wissenstransfer und Wissensbewahrung werden in Verwaltungen zu einem wichtigen Qualitätsmerkmal für effektives Verwaltungshandeln. Was ist für eine strukturierte „Staffelstab-Übergabe“ notwendig? Welche Strategien sind richtig, um den Wissensverlust beim Wechsel eines Stelleninhabers vorzubeugen oder diesen so gering wie möglich zuhalten? Wichtig ist auch die Frage, wie der neue Stelleninhaber schnell und umfassend in sein neues Aufgabengebiet eingearbeitet werden kann. Besonders dann, wenn die Stelle erst zeitverzögert wieder besetzt wird. Hier müssen die beiden wichtigen Schaltstellen eines Wissensmanagements ineinandergreifen: Wissenstransfer und Wissensbewahrung. In diesem Seminar erhalten Sie einen Überblick über die Möglichkeiten und Strukturen, die für eine effektive Wissensbewahrung und Wissensweitergabe wichtig sind.

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit parat zu haben ist eine wichtige Aufgabe für jeden Mitarbeiter in der Verwaltung. Die Herausforderung, Informationen und Wissen zu managen besteht u.a. darin, dass wir täglich eine Vielzahl von Informationen, Meinungen, Impulsen aus unserem Umfeld aufnehmen. Immer mehr Medien, Experten, Mitarbeiter und Vorgesetzte „bringen“ uns Ihr „Wissen“.

-        Wie finde ich in der Daten- und Informationsflut die richtigen Informationen heraus?

-        Sind evtl. wichtige Informationen in der „Infoflut“ untergegangen?

-        Kann ich diese wieder herstellen?

-        Was von dem was ich gelesen habe weiß wir wirklich noch?

-        Wie kann ich mein Wissen für andere zur Verfügung stellen?

Um in unserer sehr dynamischen und damit auch leicht unüberschaubaren Wissens-Welt den Überblick zu behalten, brauchen wir heute andere Arbeits- und Selbstorganisationstechniken. In diesem Seminar bekommen Sie viele Tipps und Anregungen, wie Sie für sich persönlich und/oder auch für Ihr Team die Informations- und Wissensarbeit aktiv und nachhaltig gestalten können.

Beschäftigte einer modernen Verwaltung arbeiten heutzutage täglich fast 3,5 Stunden aktiv mit vielfältigen Informationen und verbringen bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit damit, zu kommunizieren. Vor diesem Hintergrund sind Strategien, Methoden und Werkzeuge gefragt, die helfen können, gut organisiert und zeiteffizient mit der Informationsflut umzugehen. Denn die Fülle wird auch in Zukunft nicht abnehmen, eher das Gegenteil wird eintreten.

Der clevere Umgang mit dieser Datenmenge ist das Thema der Gegenwart und die Investition für die Zukunft. Denn die Bedeutung des Wissens wird künftig immer mehr zunehmen. Ergreifen Sie also die Gelegenheit, nutzen Sie die Chance zu lernen, wie Sie die Berge an Informationen zweckmäßig strukturieren und schließlich sinnvoll für sich nutzen können.

Das Seminar bietet Ihnen Hintergrundwissen, Techniken und Tipps rund um Ihr persönliches Informationsmanagement.

Nehmen manchmal auch bei Ihnen die Stapel von Vermerken, Vorlagen, Broschüren und Fachzeitschriften eine bedrohliche Höhe an? Und fehlt Ihnen einfach die Zeit, das alles zu lesen?

Ja? Dann fehlt Ihnen ein Schnelllese-Handwerkskasten.

Dieses Seminar stellt Ihnen verschiedene Methoden vor, die Ihnen helfen sollen, Ihre Lesestapel schnell und leicht und vor allem gründlich abzubauen.

Aus einer Kombination aufeinander abgestimmter Bausteine wählen Sie die Lesetechnik aus, die Ihnen am besten dient. Dabei liegt das Geheimnis des schnellen Lesens vor allem in der Vielfalt der Schnell-lese-Techniken. Und das Schöne daran ist: Es erfordert kein langes Trainieren, sondern aktiviert bisher ungenutzte Ressourcen und entspricht der Arbeitsweise Ihres Gehirns. Sie können Ihr neu erworbenes Lese-Know-how sofort in Ihrem Lesealltag anwenden.

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen ist ein Thema, das in Zeiten des digitalen und demografischen Wandels in einer Verwaltung besondere Beachtung verdient.

Eine gute Einarbeitung, auch effektives Onboarding genannt, wird zum Qualitätsfaktor einer Verwaltung. Schlichtweg, weil eine althergebrachte Einarbeitung wertvolle Ressourcen von Mitarbeitenden bindet, der zu bewältigende Arbeitsalltag temporär zum Erliegen kommt und das Ergebnis meist unbefriedigend ist. Aus Mangel an Alternativen wird an eingefahrenen Verhaltensmustern festgehalten. Das Motto heißt dann: Wird schon irgendwie, weil muss ja!

Immer dann, wenn vorhandenes Fachwissen neu vermittelt werden soll, ist das zeitgleich auch eine Bewährungsprobe für das Wissensmanagement in einer Verwaltung. Deshalb kann die gut geplante und strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen durchaus positiv als Chance verstanden werden. Beispielsweise Klarheit darüber zu erlangen, wo Informations-/Wissensdefizite im eigenen Bereich bestehen, wie gearbeitet wird und wo evtl. Verbesserungspotenzial schlummert.

Die Vermittlung notwendiger Informationen und notwendigem Wissen ist bei der Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ein zentrales Steuerungselement für diese Wissensmanagement-felder. Daher sollte eine Einarbeitung, auch unter den Gesichtspunkten eines Wissensmanagements, gut geplant werden.